이런 상황을 한번 가정해보죠
∙ 학급에 내준 과제를 교수가 다시 거두어 들일 때
∙ 프로젝트를 통솔하는 기획자가 여러 개발자들로부터 파일을 건내받을 때
∙ 뉴스 편집자가 기자들로부터 기사를 받거나 사진을 전송받을 때
이처럼 한 사람이 여러 사람으로부터 파일을 수집할 때 가장 효과적인 방법은 무엇일까요?
웹하드라고 하는 분도 계실 테고, 간단히 이메일로 받으면 되는 것 아닌가 하는 분도 계실 듯 한데요. 웹하드의 경우 엑티브엑스에 의존하는 경우가 많아 맥에서 쓰기가 불편하고 매달 사용료를 내야 하죠. 이메일 첨부파일은 개수가 많아질 수록 정리하는 데 많은 시간이 걸리고, 자칫 잘못 정리하면 엉뚱한 곳에 파일이 저장되기도 하고 말이죠.
드롭박스로 파일 요청하기
위와 같은 상황에서 빛을 발휘할 만한 기능이 최근 드롭박스에 추가되었습니다.
영어로는 '드롭박스 리퀘스트(Dropbox Request)' 우리말로는 '파일 요청'이라는 기능입니다. 직장 동료, 클라이언트, 학생들이 자발적으로 파일을 올릴 수 있는 장소를 드롭박스 안에 마련하는 기능인데요. 파일을 어디에 어떻게 올려달라고 자세히 알려줄 필요도 없고, 수 많은 파일을 정리하느라 아까운 시간을 낭비할 필요도 없습니다. 그냥 링크 하나만 던져주면 끝입니다.
어떻게 사용하는지 바로 알아볼까요?
1. 우선 파일을 요청하는 쪽은 반드시 드롭박스 계정을 갖고 있어야 합니다. 반면에 파일을 업로드하는 사람은 드롭박스 계정이 없어도 됩니다.
2. 드롭박스 메인 페이지에서 왼쪽에 위치한 '파일 요청' 버튼을 누릅니다. (링크를 클릭하여 바로 이동할 수 있습니다.) ▼
3. 페이지 가운데 있는 플러스 모양의 버튼을 누릅니다. 상대방에게 어떤 파일을 요청하는지에 대한 설명과 파일을 저장할 폴더를 설정할 수 있습니다. ▼
4. 폴더를 생성했으면 이제 실제로 파일을 요청해야겠죠. 파일을 요청하는 방법은 크게 2가지가 있습니다. ▼
파일을 요청할 사람에게 '공유 링크'를 전달하는 방법과 공유 링크를 담은 이메일을 전송하는 방법입니다. 한번에 여러 사람에게 파일을 요청한다면 각각의 이메일 주소를 입력하는 것보다 단체 채팅방이나 게시판을 통해 공유 링크를 뿌리는 방법이 더 유용하겠죠. 교수나 강사라면 칠판이나 과제에 링크를 적으면 될 테구요.
5. 상대방이 공유 링크를 클릭하거나 이메일을 통해 초대를 수락하면 파일을 업로드 할 수 있는 페이지가 열립니다. ▼
6. 앞서 말씀드렸듯이 파일을 업로드 하는 사람은 드롭박스 계정이 필요하지 않습니다. 파일을 업로드 하는 사람의 이름과 이메일 주소만 입력한 뒤 디스크에서 업로드 할 파일을 선택하기만 하면 끝입니다. ▼
참고로 말씀드리면, 파일을 업로드 하는데 있어 한두 가지 제한사항이 있습니다.
우선 업로드된 파일의 크기는 해당 드롭박스 계정의 여유 용량을 초과할 수 없습니다. "선생님. 용량이 부족해서 파일이 안 올라가던데요?" 같은 불평을 듣지 않으려면 파일을 요청하기에 전에 충분한 여유 공간이 확보되어 있는지 살펴봐야 합니다.
또한 파일 업로드가 완료되면 파일을 업로드 한 사람조차도 폴더를 열람한다거나 파일을 건드리지 못합니다. 즉, 이미 어떤 파일에 대한 업로드가 끝났다면 새로 파일을 올리는 것 외에는 파일 내용을 갱신할 방법이 없습니다. 상대방이 공유 폴더를 상시 열람하고 파일을 수정할 수 있게 하려면 드롭박스의 '공유 폴더' 기능을 이용해야 합니다. 참고
6. 자! 다시 본론으로 돌아와 드롭박스 계정에 누군가 새로운 파일을 올리면 누가 어떤 파일을 올렸는지 드롭박스 주인에게 이메일로 알려줍니다. ▼
7. 이렇게 모든 사람이 업로드를 마치면 자신의 드롭박스 계정, 그리고 계정에 연결된 모든 기기에서 파일을 열람할 수 있게 됩니다. 한 사람으로부터 파일을 받든, 백 명의 사람들로부터 파일을 받든 모든 파일이 하나의 드롭박스 폴더에 자동으로 정리됩니다. 게다가 업로드 한 사람의 이름까지 정리해주니 그야말로 '손 안대고 코 푼 격'입니다. ▼
참조
• Dropbox - 도움말 센터
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